Kearsipan Sistem Tanggal

BAB II
ISI

2.1 Pengertian dan Tujuan Kearsipan

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokonya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula”. Yang termasuk pengertian arsip itu misalnya : surat-menyurat, kwitansi, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. Arsip dapat diartikan pula sebagaisuatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik dengan menyerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Adapun yang dimaksud dengan arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negaran dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

Bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip,  sebab surat atau warkat baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.      Merupakan kumpulan warkat

2.      Mempunyai nilai guna

3.      Disimpan menurut sistem tertentu

4.      Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.

Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan, antara lain sebagai berikut:

-          R. Soebroto, menyatakan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip

-          Kamus administrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat samapai dengan penyingkirannya.

-          Drs E. Martono, menyatakan bahwa kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar system tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.

Dari pendapat tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan system tertentu, sehingga apabila arsip tersebut doperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat.

Dari berbagai pengertian arsip dan kearsipan diatas, tujuan pengelolaan kearsipan adalah sebagai berikut:

-          Memelihara arsip dengan baik

-          Menyimpan wartkat dengan system yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat pula

-          Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai

-          Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya

-          Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.

2.2 Peranan dan Fungsi Kearsipan

Inti pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis agar apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat. Oleh karena itu, arsip mempunyai peranan sebagai berikut :

1.      Sebagai pusat informasi, maksudnya setiap arsip dapat membantu ingatan seseorang tentang suatu naskah tertentu.

2.      Sebagai sumber dokumentasi, maksudnya arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat tentang masalah yang sedang dihadapi.

3.      Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi.

Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 2 adalah sebagai berikut:

1.      Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.

2.      Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Dalam altivitas sehari-hari administarsi maupun kegiatan lainnya suatu kantor atau perusahaan maka arsip dapat berfungsi sebagai :

a.       Sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan bila telah lupa isi dari dokumen dan permasalahan yang perlu diperhatikan isinya serta ada keterkaitan dengan permasalahan baru.

b.      Sumber informasi keterangan bagi pejabat atau orang yang memerlukannya dalam menghadapi permasalahan.

c.       Bahan Penelitian, bahwa arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran suatu penelitian.

d.      Bahan pengembangan pembangunan, yaitu sebagai dasar pertimbangan pengembangan pembangunan

e.       Bukti tertulis, yaitu sebagai alat pembuktian suatu hal.

f.       Gambaran peristiwa masa lampau, artinya dalam arsip tersimpan beberapa keterangan peristiwa masa lampau sebagai bukti sejarah

2.3  Kegiatan Kearsipan

Menurut Drs E. Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:

1.      Kegiatan Kearsipan

Merupakan suatu proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar ( mail handling ), baik mengguanakan system buku anggeda maupun system kartu kendali (system pola baru). Untuk surat masuk dimulai dari penerimaan surat, pemrosesan ke unit pengolahan sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat tersebut dikirim dan tindakannya siap untuk disimpan.

2.      Kegiatan penyimapanan (Filling) dan penemuan kembali (Finding)

a.       Kegiatan penyimpanan, adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisi dep, pemberian kode-kode penyimpanan sampai penempatan arsip tersebut disimpan ke dalam folder dan dimasukan kedalam Filling Cabinet.

b.      Kegiatan penemuan kembali, adalah kegiatan yang dimulai dari permintaan arsip pleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada daftar Klasifikasi, hingga menemukan kembali arsip di tempat penyimpanan sesuai dengan kode simpannya.

3.      Kegiatan penyelamatan

Kegiatan penyelamatan, yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketehui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain uyang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan :

a.       Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak (terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).

b.      Pemeliharaan, adalah kegiatan menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip.

c.       Perawatan, adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat digunakan kembali.

4.      Kegiatan penyusutan

Kegiatan penyusutan adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip=arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai guna tinggi. Kegiatan penyusutan arsip ini meliputi:

a.       Penilaian/pemindahan, adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau bahkan tidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpanannya ke unit sentral.

b.      Pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya, dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang benar-benar masih dipergunakan.

c.       Penyerahan, adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan (arsip statis) ke Arsip Nasional Pusat/Arsip nasional Daerah atau kepada pemerintah daerah tingkat I masing-masing provinsi.

Dengan demikian, ruang lingkup kegiatan kearsipan tersebut dimulai dari kegiatan penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan dan berakhir dengan penyusutan. Namun demekian, sebagai inti dari kegiatan semua itu adalah Kegiatan Penyimpanan dan Penemuan Kembali.

2.4 Sitem Kearsipan

Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:

1)      Alphabetical arrangement (susunan abjad)

-          Subjet (pokok soal)

-          Phonetic (suara)

2)      Numerical arrangement (susunan nomor)

-          Serial (seri)

-          Coded (kode)

3)      Geographical arrangement (susunan wilayah)

4)      Choronlogical arrangement (susunan tanggal)

2.5 Penanganan Sistem Tanggal (Choronlogical arrangement)

Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan arsip tahun merupakan komponen utama dan dijadikan sebagai kode laci, bulan sebagai kode guide, sedangkan tanggal dijadikan kode folder.

Sistem penyimpanan kronologis ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.

Pada filing sistem tanggal tidak diperlukan adanya daftar klasifikasi, karena petugas arsip terlah terbiasa dengan urutan bulan dalam satu tahun, urutan tanggal dalam satu bulan. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu lembaga/organisasi sudah berkembang menjadi lebih luas dan lebih padat frekuensinya serta menyangkut berbagai aspek sehingga masalahnya lebih beraneka ragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai. Oleh karena itu, sistem filingnya sudah harus diganti dengan menggunakan sistem filing yang memadai dan sesuai dengan kegiatannya.

Keuntungan sistem kronologi :

Ø  Mudah dilaksanakan

Ø  Susunan dan urutan guide sederhana

Ø  Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

Kerugian sistem kronologi :

Ø  Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak.

Ø  Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak diketahui.

Ø  Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

            2.5.1 Barang yang Diperlukan

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

1. filling cabinet

2. map folder

3. Guide

4. Map Sortir

5. Kartu Indeks

2.5.2 Tata Letak dan Cara Kerja Kearsipan

Pada bagian depan laci filling cabinet diberi tanda tahun yang sedang berjalan sebagai judul atau pokok masalah. Dalam laci disusun guide-guide yang di belakangnya disusun folder-folder. Guide yang diletakkan paling depan berjudul/kode bulan Desember, di belakangnya disusun folder sebanyak 30 dan diberi nomor 1 samapai dengan 30 dan seterusnya sampai dengan guide paling belakang yang diberi kode Januari dimana dibelakangnya ditempat folder-folder sebanyak 31 sesuai dengan jumlah hari pada bulan tersebut.

1.      Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:

§  Kode laci diambil dari tahun

§  Kode guide diambil dari bulan

§  Kode folder diambil dari tanggal

2.      Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:

Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan). Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret. 

• Kode guide diambil dari bulan
• Kode folder diambil dari tanggal

Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.