Perangkat Sekolah Dasar

Dapatkan PPT SD Klik

PPT AGAMA

Download berbagai ppt tentang agama islam Disini

Anggaran Rumah Tangga Himapena

ANGGARAN RUMAH TANGGA

HIMPUNAN MAHASISWA PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Anggaran rumah tangga ini merupakan kelengkapan dari anggaran dasar HIMAPENA dan karenanya merupakan suatu kesatuan.

BAB II

KEANGGOTAAN

Pasal 2

Jenis Keanggotaan

1.      Anggota biasa adalah mahasiswa program studi pendidikan manajemen perkantoran yang terdaftar di UPI dan tidak terdaftar sebagai anggota magang dan anggota pengurus HIMAPENA .

2.      Anggota magang adalah mahasiswa program studi pendidikan manajemen perkantoran yang dipilih dan ditetapkan untuk menjadi calon pengurus yang belum diangkat sebagai pengurus tetap dalam mengelola himpunan mahasiswa pendidikan manajemen perkantoran, dikarenakan tidak melengkapi seluruh alur pengkaderan.

3.      Anggota pengurus adalah mahasiswa program studi pendidikan manajemen perkantoran yang dipilih dan ditetapkan sebagai pengurus tetap untuk mengelola Himpunan Manajemen Perkantoran.

4.      Anggota pengurus HIMAPENA terdiri dari:

1. Pengurus tingkat 1, yaitu pengurus HIMAPENA yang telah mengikuti seluruh alur pengaderan HIMAPENA berdasarkan AD/ART HIMAPENA.
2. Pengurus tingkat II, yaitu pengurus HIMAPENA yang telah mengikuti seluruh alur pengaderan HIMAPENA berdasarkan AD/ART HIMAPENA dan telah menjalani sebagai pengurus selama 1 periode kepengurusan HIMAPENA.
3. Pengurus tingka III, yaitu pengurus HIMAPENA yang telah mengikuti seluruh alur pengaderan HIMAPENA berdasarkan AD/ART HIMAPENA dan telah menjalani sebagai pengurus selama 2 periode kepengurusan HIMAPENA.

Pasal 3

Hak dan Kewajiban

1. Kewajiban Anggota

1. Menaati peraturan dan ikut berpartisipasi dalam organisasi HIMAPENA yang termaktub dalam AD/ART.
2. Mendukung kegiatan yang diselenggarakan HIMAPENA.

2. Hak Anggota

1. Mengajukan usul, pendapat dan bentuk lainnya secara lisan maupun tulisan yang bersifat mendorong perkembangan HIMAPENA.
2. Meminta informasi penjelasan tentang rencana kerja HIMAPENA.
3. Mengikuti kegiatan HIMAPENA.
4. Menjadi anggota HIMAPENA sesuai dengan AD/ART HIMAPENA

Pasal 4

Masa Keanggotaan

1.      Status keanggotaan HIMAPENA adalah selama masih terdaftar dan aktif dalam kegiatan akademik hingga selesai masa studinya di Prodi Pendidikan Manajemen Perkantoran.

2.      Keanggotaan berakhir apabila:

a.       Telah habis masa keanggotaannya.

b.      Meninggal dunia.

BAB III

PENGKADERAN

Pasal 5

Alur Pengkaderan

1.      Pengkaderan HIMAPENA terdiri dari:

a.       Pembinaan Dasar Kader HIMAPENA (PDKH).

b.      Latihan Kepemimpinan Mahasiswa (LKM).

c.       Organization Management Training (OMT).

2.  Alur pengkaderan HIMAPENA dilaksanakan secara berurutan sesuai dengan ayat 1.

3. Pengelolaan lebih lanjut mengenai pengkaderan diserahkan kepada Pengurus HIMAPENA.

BAB IV

MUSYAWARAH MAHASISWA

Pasal 6

MUM HIMAPENA

1.      MUM HIMAPENA merupakan kedaulatan tertinggi di HIMAPENA.

2.      MUM HIMAPENA merupakan musyawarah yang diikuti oleh seluruh anggota HIMAPENA yang diwakili oleh fraksi.

3.      MUM HIMAPENA dilaksanakan satu periode fiskal.

Pasal 7

Wewenang MUM HIMAPENA

1.  Menetapkan AD/ART dan perangkat lainnya.

2.  Meminta laporan pengawasan dewan komisaris terhadap kinerja dewan direksi.

3. Meminta laporan pertanggungjawaban dewan direksi.

4. Mendimisionerkan presiden komisaris dan presiden direksi serta jajarannya.

5. mengangkat presiden komisaris dan presiden direksi yang baru.

Pasal 8

MIM HIMAPENA

1.      MIM HIMAPENA diselenggarakan apabila kepengurusan dinilai tidak sesuai dengan AD/ART.

2.      Sifat dan wewenang MIM sama dengan MUM kecuali prosedur dan waktu pelaksanaannya bersifat insidental.

BAB V

KEORGANISASASIAN DEWAN KOMISARIS

Pasal 9

Nama

Dewan Komisaris merupakan perwakilan anggota dalam mengawasi kinerja dewan direksi sekaligus sebagai lembaga yudikatif dan legislatif  yang memiliki wewenang untuk melaksanakan MUM HIMAPENA dan MIM HIMAPENA sesuai dengan AD/ART.

Pasal 10

Kedudukan

Kedudukan Dewan Komisaris sejajar dengan Dewan Direksi.

Pasal 11

Tugas dan Wewenang

1.      Tugas Dewan Komisaris terdiri dari:

a.       Mengawasi Kinerja Dewan Direksi.

b.      Memberikan usul, saran, dan pendapat kepada Dewan Direksi baik diminta maupun tidak diminta.

c.       Menjalankan setiap keputusan MUM dan MIM.

d.      Memberikan penjelasan tentang konstitusi HIMAPENA.

2.      Wewenang Dewan Komisaris adalah:

a.       Dewan Komisaris memiliki wewenang untuk melaksanakan MUM HIMAPENA dan MIM HIMAPENA.

b.      Bila dalam pandangan Dewan Komisaris, Presiden Direktur tidak melaksanakan tugas atau menyimpang dari arahan kebijakan konstitusi HIMAPENA, maka dewan komisaris berkewajiban mengelarukan memorandum pertama dengan batas waktu 2 minggu.

Setelah keptusan dikeluarkan Presiden Direktur harus memperbaiki kesalahannya. Kemudian jika Presiden direktur masih melakukan kesalahan maka Dewan komisaris berkewajiban mengelaurkan memorandum kedua dengan batasa waktu 1 minggu.

Jika dalam batasan waktu tersebut, Presiden Direktur masih melakukan kesalahan maka Dewan komisaris berhak mengajukan MIM.

Pasal 12

Komposisi

Dewan komisaris terdiri dari presiden komisaris dan staf yang terdiri dari komisi-komisi yang disesuaikan dengan kebutuhan sesuai dengan jumlah departemen dan biro yang ada pada dewan direksi.

BAB VI

DEWAN DIREKSI

Pasal 13

Nama

Dewan direksi merupakan perwakilan anggota HIMAPENA dalam melaksanakan program kerja direksi sekaligus sebagai lembaga eksekutif yang memiliki tugas dan wewenang sesuai dengan AD/ART HIMAPENA.

Pasal 14

Tugas dan Wewenang

1.      Melaksanakan amanah MUM HIMAPENA.

2.      Menetapkan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan kegiatan dan pengorganisasian HIMAPENA.

3.      Menjadi wadah seluruh anggota HIMAPENA dalam menampung, merumuskan dan menyalurkan segala aspirasi berupa usulan, saran dan lain-lain kepada tingkat program studi, jurusan, fakultas dan universitas.

Pasal 15

Komposisi

Dewan direksi terdiri dari presiden direktur yang dibantu oleh sekertaris dan bendahara serta staf yang terdiri dari departemen dan biro.

Pasal 16

Masa Jabatan

1.      Masa jabatan Dewan Direksi untuk satu periode fiskal kepengurusan.

2.      Pengangkatan dan pemberhentian pengurus Dewan Direksi adalah hak prerogratif Presiden Direktur.

Pasal 17

Perangkapan Jabatan

Presiden Direktur tidak diperkenankan merangkap jabatan sebagai Ketua Umum atau sejenisnya di organisasi lain di UPI.

BAB VII

KEUANGAN

Pasal 18

Proporsi pembagian keuangan HIMAPENA sebagai berikut:

1.      10% untuk Dewan Komisaris.

2.      90% untuk Dewan Direksi dan jajarannya.

BAB VIII

ALUMNI

Alumni adalah mahasiswa program studi pendidikan manajemen perkantoran yang telah diwisuda.

BAB IX

LAMBANG, ATRIBUT DAN HIMNE HIMAPENA

Pasal 19

Lambang dan Atribut

1.      Lambang dan atribut yang digunakan oleh HIMAPENA adalah sebagai berikut:

a.       Bendera.

b.      Logo.

c.       Stempel.

d.      Atribut lain yang diperlukan.

2.  Lambang dan atribut sesuai ayat 1, antara dewan komisaris dan dewan direksi dibedakan.

3. Lambang dan atribut lain yang diperlukan sebagaimana disebutkan dalam ayat 1 akan diatur kemudian.

Pasal 20

Himne

Himne yang ditetapkan akan diatur kemudian oleh Dewan Direksi HIMAPENA dan disepakati oleh Dewan Komisaris.

BAB X

PENUTUP

Pasal 21

Hal-hal yang belum diatur dalam ART ini akan diatur kemudian.

                                                                                 

Anggaran Dasar Himapena

ANGGARAN DASAR

HIMPUNAN MAHASISWA PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

MUQODIMAH

Bismillahirrahmanirrahim

Bahwa sesungguhnya Allah swt telah memberi pedoman yang jelas akan aturan-aturan kehidupan ini. Dan sesungguhnya segala bentuk kebatilan ini akan lenyap dimuka bumi ini apabila kebenaran tetap tegak dan kokoh diperjuangkan melalui suatu organisasi dan mekanisme manajemen yan religius, edukatif, dan ilmiah. Sehingga akan tercapai suatu sasaran dan atau tujuan yang optimal, efektif, dan efisien.

Menyadari akan pentingnya pencapaian cita-cita dan tujuan yang mulia tersebut, maka dipandang perlu untuk membentuk suatu wadah yang mempunyai aturan yang jelas dan legitimate guna mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Kami meyakini bahwasanya kebijakan yang tak teroganisir akan kalah oleh kebatilan yang tersusun rapi.

Oleh karena itu, dengan memohon ridho Allah swt, kami Himpunan Mahasiswa Pendidikan Manajemen Perkantoran Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis Universitas Pendidikan Indonesia, memandang perlu membentuk aturan organisasi yang jelas dalam bentuk Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga yang menjadi pedoman yang fundamental. Anggaran Dasar tersebut selengkapnya mencakup hal-hal sebagai berikut.

BAB I

NAMA, WAKTU DAN TEMPAT KEDUDUKAN

Pasal 1

Nama

Organisasi ini bernama Himpunan Mahasiswa Pendidikan Manajemen Perkantoran yang selanjutnya diakronimkan menjadi HIMAPENA.

Pasal 2

Waktu dan Tempat Kedudukan

HIMAPENA didirikan pada tahun 2006 di Bandung untuk waktu yang tidak ditentukan batasnya dan berkedudukan di Universitas Pendidikan Indonesia.

BAB II

ASAS DAN LANDASAN

Pasal 3

Asas

HIMAPENA berdasarkan pada asas Islam.

Pasal 4

Landasan

HIMAPENA berlandaskan Al-Quran dan As-Sunnah.

BAB III

TUJUAN

Pasal 5

Tujuan

1.      Membina pribadi yang edukatif, ilmiah, dan religius.

2.      Berperan aktif dalam usaha di bidang pendidikan, ilmiah dan sosial kemasyarakatan.

3.      Mengembangkan potensi diri warga pendidikan manajemen perkantoran seoptimal mungkin.

4.      Turut mendukung terwujudnya Tridarma perguruan tinggi.

5.      Melaksanakan kegiatan-kegiatan keorganisasian HIMAPENA.

BAB IV

SIFAT DAN STATUS

Pasal 6

Sifat

HIMAPENA adalah organisasi intra-universiter.

Pasal 7

Status

HIMAPENA adalah organisasi mahasiswa tertinggi di program studi pendidikan manajemen perkantoran yang independen dalam pengorganisasiannya yang berada dibawah komando BEM REMA UPI dan tidak terikat dengan struktural lembaga universitas.

BAB V

KEANGGOTAAN

Pasal 8

Anggota

1.      Anggota HIMAPENA adalah mahasiswa pendidikan manajemen perkantoran yang terdaftar di UPI.

2.      Anggota HIMAPENA terdiri:

a.       Anggota biasa

b.      Anggota magang

c.       Anggota pengurus

BAB VI

STRUKTUR ORGANISASI

Pasal 9

Kekuasaan

Kekuasaan tertinggi dipegang oleh Musyawarah Umum Mahasiswa HIMAPENA.

Pasal 10

Unsur Organisasi

HIMAPENA terdiri dari Dewan Komisaris, Dewan Direksi dan anggota.

BAB VII

MUSYAWARAH MAHASISWA

Pasal 11

Jenis-jenis Musyawarah Mahasiswa

Musyawarah Mahasiswa HIMAPENA terdiri dari:

1.      Musyawarah Umum Mahasiswa (MUM)

2.      Musyawarah Istimewa Mahasiswa (MIM)

Pasal 12

Hierarki Musyawarah

1.      Musyawarah tertinggi berada pada MUM HIMAPENA yang diselenggarakan setiap satu periode fiskal kepengurusan.

2.      MIM HIMAPENA diselenggarakan apabila kepengurusan dinilai tidak bisa mengemban dan atau melaksanakan amanah MUM HIMAPENA dengan persetujuan 2/3 dari jumlah fraksi yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.

BAB VIII

KEUANGAN

Pasal 13

Keuangan HIMAPENA diperoleh diri:

1.      Iuran kemahasiswaan.

2.      Sumbangan halal dan tidak mengikat.

3.      Usaha-usaha lain yang tidak bertentangan dengan AD/ART

BAB IX

PERUBAHAN ANGGARAN DASAR

Pasal 14

Perubahan anggaran dasar ini hanya dapat dilakukan oleh :

1. Musyawarah Umum Mahasiswa HIMAPENA yang diusulkan oleh dewan komisaris dan dihadiri peserta sekurang-kurangnya 2/3 dari jumlah fraksi.

2. Musyawarah Istimewa mahasiswa HIMAPENA yang  diusulkan oleh dewan komisaris dengan persetujuan dan dihadiri peserta sekurang-kurangnya 2/3 jumlah fraksi.

BAB X

ATURAN TAMBAHAN

Pasal 15

1.      Anggaran Dasar ini disahkan sejak tanggal ditetapkan.

2.      Hal-hal yang belum diatur dalam Anggaran Dasar ini akan diatur dalam Anggaran Rumah Tangga.

Tugas Study Kelayakan Proyek

http://www.4shared.com/office/Uaz_uROf/Manper_Tugas_SKP.html

Kearsipan Sistem Tanggal

BAB II
ISI

2.1 Pengertian dan Tujuan Kearsipan

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokonya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula”. Yang termasuk pengertian arsip itu misalnya : surat-menyurat, kwitansi, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. Arsip dapat diartikan pula sebagaisuatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik dengan menyerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Adapun yang dimaksud dengan arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negaran dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

Bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip,  sebab surat atau warkat baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.      Merupakan kumpulan warkat

2.      Mempunyai nilai guna

3.      Disimpan menurut sistem tertentu

4.      Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.

Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan, antara lain sebagai berikut:

-          R. Soebroto, menyatakan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip

-          Kamus administrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat samapai dengan penyingkirannya.

-          Drs E. Martono, menyatakan bahwa kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar system tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.

Dari pendapat tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan system tertentu, sehingga apabila arsip tersebut doperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat.

Dari berbagai pengertian arsip dan kearsipan diatas, tujuan pengelolaan kearsipan adalah sebagai berikut:

-          Memelihara arsip dengan baik

-          Menyimpan wartkat dengan system yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat pula

-          Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai

-          Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya

-          Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.

2.2 Peranan dan Fungsi Kearsipan

Inti pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis agar apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat. Oleh karena itu, arsip mempunyai peranan sebagai berikut :

1.      Sebagai pusat informasi, maksudnya setiap arsip dapat membantu ingatan seseorang tentang suatu naskah tertentu.

2.      Sebagai sumber dokumentasi, maksudnya arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat tentang masalah yang sedang dihadapi.

3.      Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi.

Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 2 adalah sebagai berikut:

1.      Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.

2.      Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Dalam altivitas sehari-hari administarsi maupun kegiatan lainnya suatu kantor atau perusahaan maka arsip dapat berfungsi sebagai :

a.       Sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan bila telah lupa isi dari dokumen dan permasalahan yang perlu diperhatikan isinya serta ada keterkaitan dengan permasalahan baru.

b.      Sumber informasi keterangan bagi pejabat atau orang yang memerlukannya dalam menghadapi permasalahan.

c.       Bahan Penelitian, bahwa arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran suatu penelitian.

d.      Bahan pengembangan pembangunan, yaitu sebagai dasar pertimbangan pengembangan pembangunan

e.       Bukti tertulis, yaitu sebagai alat pembuktian suatu hal.

f.       Gambaran peristiwa masa lampau, artinya dalam arsip tersimpan beberapa keterangan peristiwa masa lampau sebagai bukti sejarah

2.3  Kegiatan Kearsipan

Menurut Drs E. Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:

1.      Kegiatan Kearsipan

Merupakan suatu proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar ( mail handling ), baik mengguanakan system buku anggeda maupun system kartu kendali (system pola baru). Untuk surat masuk dimulai dari penerimaan surat, pemrosesan ke unit pengolahan sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat tersebut dikirim dan tindakannya siap untuk disimpan.

2.      Kegiatan penyimapanan (Filling) dan penemuan kembali (Finding)

a.       Kegiatan penyimpanan, adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisi dep, pemberian kode-kode penyimpanan sampai penempatan arsip tersebut disimpan ke dalam folder dan dimasukan kedalam Filling Cabinet.

b.      Kegiatan penemuan kembali, adalah kegiatan yang dimulai dari permintaan arsip pleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada daftar Klasifikasi, hingga menemukan kembali arsip di tempat penyimpanan sesuai dengan kode simpannya.

3.      Kegiatan penyelamatan

Kegiatan penyelamatan, yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketehui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain uyang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan :

a.       Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak (terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).

b.      Pemeliharaan, adalah kegiatan menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip.

c.       Perawatan, adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat digunakan kembali.

4.      Kegiatan penyusutan

Kegiatan penyusutan adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip=arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai guna tinggi. Kegiatan penyusutan arsip ini meliputi:

a.       Penilaian/pemindahan, adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau bahkan tidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpanannya ke unit sentral.

b.      Pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya, dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang benar-benar masih dipergunakan.

c.       Penyerahan, adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan (arsip statis) ke Arsip Nasional Pusat/Arsip nasional Daerah atau kepada pemerintah daerah tingkat I masing-masing provinsi.

Dengan demikian, ruang lingkup kegiatan kearsipan tersebut dimulai dari kegiatan penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan dan berakhir dengan penyusutan. Namun demekian, sebagai inti dari kegiatan semua itu adalah Kegiatan Penyimpanan dan Penemuan Kembali.

2.4 Sitem Kearsipan

Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:

1)      Alphabetical arrangement (susunan abjad)

-          Subjet (pokok soal)

-          Phonetic (suara)

2)      Numerical arrangement (susunan nomor)

-          Serial (seri)

-          Coded (kode)

3)      Geographical arrangement (susunan wilayah)

4)      Choronlogical arrangement (susunan tanggal)

2.5 Penanganan Sistem Tanggal (Choronlogical arrangement)

Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan arsip tahun merupakan komponen utama dan dijadikan sebagai kode laci, bulan sebagai kode guide, sedangkan tanggal dijadikan kode folder.

Sistem penyimpanan kronologis ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.

Pada filing sistem tanggal tidak diperlukan adanya daftar klasifikasi, karena petugas arsip terlah terbiasa dengan urutan bulan dalam satu tahun, urutan tanggal dalam satu bulan. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu lembaga/organisasi sudah berkembang menjadi lebih luas dan lebih padat frekuensinya serta menyangkut berbagai aspek sehingga masalahnya lebih beraneka ragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai. Oleh karena itu, sistem filingnya sudah harus diganti dengan menggunakan sistem filing yang memadai dan sesuai dengan kegiatannya.

Keuntungan sistem kronologi :

Ø  Mudah dilaksanakan

Ø  Susunan dan urutan guide sederhana

Ø  Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

Kerugian sistem kronologi :

Ø  Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak.

Ø  Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak diketahui.

Ø  Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

            2.5.1 Barang yang Diperlukan

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

1. filling cabinet

2. map folder

3. Guide

4. Map Sortir

5. Kartu Indeks

2.5.2 Tata Letak dan Cara Kerja Kearsipan

Pada bagian depan laci filling cabinet diberi tanda tahun yang sedang berjalan sebagai judul atau pokok masalah. Dalam laci disusun guide-guide yang di belakangnya disusun folder-folder. Guide yang diletakkan paling depan berjudul/kode bulan Desember, di belakangnya disusun folder sebanyak 30 dan diberi nomor 1 samapai dengan 30 dan seterusnya sampai dengan guide paling belakang yang diberi kode Januari dimana dibelakangnya ditempat folder-folder sebanyak 31 sesuai dengan jumlah hari pada bulan tersebut.

1.      Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:

§  Kode laci diambil dari tahun

§  Kode guide diambil dari bulan

§  Kode folder diambil dari tanggal

2.      Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:

Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan). Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret. 

• Kode guide diambil dari bulan
• Kode folder diambil dari tanggal

Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.